กระดาษ คือ สิ่งที่อยู่รอบ ๆ ตัวเราในชีวิตประจำวัน โดยส่วนใหญ่กระดาษที่เราเจอมีหลาย ๆ แบบไม่ว่าจะกระดาษที่เราเจอในหนังสือ หรือจะเป็นกระดาษจากการใช้งานอื่น ๆ ก็ตาม แต่การทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับกระดาษจะต้องมีวิธีในการเลือกประเภทของกระดาษเพื่อให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างถูกต้อง เช่น กระดาษร้อยปอนด์ นำมาใช้ทำสมุดจดก็มีต้นทุนแพงเกินไปไม่เหมาะสม หรือการนำกระดาษโฟโต้ไปใช้งานสำหรับงานหนังสือพิมพ์ก็ดูไม่เหมาะสม การเลือกกระดาษให้เหมาะกับงานถือเป็นสิ่งที่สำคัญซึ่งในวันนี้ทางเรา IamOffice มีวิธีพื้นฐานการเลือกกระดาษมาให้ทุกคนได้ลองมาดูกัน เพื่อให้เป็นเทคนิคในการเลือกกระดาษในการใช้งานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

วิธีการเลือกกระดาษให้เหมาะกับเครื่องปริ้นเตอร์

กระดาษคือสิ่งที่พบเจอได้ทั่วไปในชีวิตประจำวัน ที่สำคัญกระดาษมีหลากหลายแบบหลากหลายประเภทให้เลือกใช้งาน การเลือกใช้กระดาษให้เหมาะสมกับงานถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบที่สุด การเลือกประเภทกระดาษให้เหมาะกับงานไม่ได้ยากอย่างที่คิด ในวันนี้ลองมาดูกันว่าจะมีวิธีในการเลือกกระดาษอย่างไรให้มีความเหมาะสมในการทำงาน

กระดาษโน้ต

1.วัตถุประสงค์

ก่อนที่จะเริ่มทำอะไรการกำหนดจุดประสงค์ของงานว่าจะทำอะไรบ้างก็เป็นตัวช่วยที่ทำให้สามารถทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น หากกำหนดวัตถุประสงค์ของการทำงานก็จะช่วยให้ง่ายต่อการเลือกกระดาษได้ เช่น หากนำไปใช้ทำการ์ดแต่งงานควรใช้กระดาษที่มีขนาดหนาไม่มาก มีสีสันที่สวยงาม ควรคำนึงถึงการนำไปใช้งาน และในบางโอกาส เช่น งานที่ถือว่าเป็นหน้าตาขององค์กรควรเลือกกระดาษหรือสีที่เป็นเอกลักษณ์ เพื่อให้เกิดความน่าจดจำมากยิ่งขึ้น กระดาษก็เป็นตัวช่วยหนึ่งที่สามารถช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูดีขึ้นได้มากยิ่งขึ้น

2.คุณสมบัติ

กระดาษมีให้เลือกหลากหลายประเภทและมีหลายคุณสมบัติ โดยเราควรเลือกใช้กระดาษที่มีคุณสมบัติที่ตรงกับงาน โดยเทคนิคการเลือกกระดาษมีให้เลือกหลากหลายวิธี ไม่ว่าเป็นการเลือกที่ความสว่าง, ความหนา, ความมัน และความด้านก็เป็นสิ่งสำคัญ

3.ความหนา

ก่อนที่จะพิมพ์งานเราควรเลือกความหนาของกระดาษเพื่อให้ได้กระดาษที่เหมาะสมกับงาน เช่น หากจะทำหนังสือ ต้องใช้กระดาษมากกว่า 1 แบบ ปกหนังสือควรมีความหนามากกว่า 300 แกรมขึ้นไป การเลือกความหนาที่ได้มาตรฐานจะช่วยให้งานพิมพ์มีสีที่คมชัด บางประเภทถ้าใช้กระดาษที่บางเกินไปจะทำให้พิมพ์ทะลุเข้าไปหลังกระดาษได้ เพราะกระดาษบางเกินไปจึงทำให้ไม่สามารถรับน้ำหมึกในจำนวนมากได้

4.น้ำหนัก

กระดาษแต่ละชนิดมีน้ำหนักไม่เท่ากัน โดยค่าของน้ำหนักกระดาษ ใช้หน่วยว่า แกรม (GSM) ยิ่งน้ำหนักมากขึ้นความหนาก็จะเพิ่มขึ้น งานแต่ละประเภทใช้ความหนาหรือน้ำหนักที่แตกต่างกัน เช่น ใบเสร็จ หรือสำเนาพิมพ์จะใช้อยู่ที่ 40 แกรมขึ้นไป กระดาษในสมุดหรือกระดาษในหนังสือใช้อยู่ที่ 70 แกรมขึ้นไป ปกหนังสือหรือปกนิตยสาร ใช้อยู่ที่ 300 แกรมขึ้นไป เป็นต้น

5.ความสว่าง

ส่วนใหญ่จะเห็นว่ากระดาษจะมีสีสดใสเรียบเนียนเสมอกัน ความสว่างของกระดาษมีผลต่อสีที่พิมพ์ลงไป หากเลือกกระดาษที่มีความสว่างมาก เช่น สีขาว จะได้สีที่ชัดและทำให้มีสีสันที่สวยงาม

6.ความมันและความด้าน

คุณสมบัติของพื้นผิวของกระดาษก็ส่งผลต่องานได้เหมือนกัน โดยกระดาษมันหรือ Glossy paper เป็นกระดาษที่ผ่านการเคลือบสารเคมีบนพื้นผิว ทำให้กระดาษมีความเรียบเนียนสะท้อนแสงได้ดี หมึกพิมพ์ที่พิมพ์ลงไปสามารถซึมซับได้ดี สีคมชัด กระดาษด้านหรือ Matte paper เป็นกระดาษที่ไม่ผ่านการเคลือบสารเคมี มีคุณสมบัติแตกต่างจากกระดาษผิวมัน พื้นผิวกระดาษจะมีความหยาบด้านมากกว่า น้ำหนักจะมากกว่ากระดาษผิวมัน ข้อดีคือเมื่อพิมพ์ภาพลงไปสีจะมีความนวลมากกว่ากระดาษผิวมัน

มาตรฐานกระดาษ

ในปัจจุบันมีกระดาษหลากหลายขนาด การเลือกขนาดกระดาษให้ตรงตามความเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญมาก หากเลือกขนาดของกระดาษผิดอาจจะทำให้งานที่ออกแบบมานั้นไม่ตรงตามความต้องการ ขนาดกระดาษที่เราพบบ่อยที่สุดคือกระดาษ A4 เป็นขนาดที่พบเจอได้ทั่วไปและเป็นกระดาษที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก

มาตรฐาน ISO 216

มาตรฐาน ISO 216 คือ มาตรฐานกระดาษที่ประเทศส่วนใหญ่เลือกใช้ โดยจะมีการแยกออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

- แบบ A จะเริ่มต้นที่ขนาด A0 มีพื้นที่ 1 ตารางเมตร
- แบบ B จะมีพื้นที่มากกว่าแบบ A 1.414 ตารางเมตร

ขนาดของกระดาษสามารถเลือกไปใช้งานในลักษณะต่าง ๆ ได้ เช่น กระดาษขนาด A0-A1 นิยมนำไปใช้เขียนแบบแปลนงานช่างวิศวกรรมหรือสถาปัตยกรรม เป็นต้น

ปัญหาระหว่างกระดาษกับเครื่องปริ้นเตอร์

จะเห็นได้ว่าการใช้งานเครื่องปริ้นเตอร์ก็อาจจะส่งผลให้เกิดปัญหาที่มีต้นเหตุมาจากกระดาษได้ โดยส่วนใหญ่ปัญหาจะเกิดกับกระดาษที่นำมาใช้งาน ซึ่งปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่ กระดาษติด, สีหมึกพิมพ์เพี้ยน ทำให้งานที่พิมพ์ออกมาไม่ได้คุณภาพ ซึ่งไม่ว่าจะใช้งานเครื่องปริ้นเตอร์รุ่นไหนแบรนด์ไหนก็หนีปัญหาที่จะเกิดขึ้นแบบนี้ไม่ได้ แต่เคยสงสัยไหมว่าปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้ยังไง IamOffice มีคำตอบให้คุณมาพร้อมกับแนวทางในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ให้หมดไป

กระดาษ A4

1.ปัญหากระดาษติดเครื่องปริ้นเตอร์

ส่วนใหญ่จะเกิดจากการเลือกใช้กระดาษที่เครื่องปริ้นเตอร์ที่ไม่รองรับทำให้กระดาษยับขณะที่พิมพ์ หากปล่อยให้ปัญหากระดาษติดสะสมไปนาน ๆ ก็อาจจะส่งผลต่อเครื่องปริ้นเตอร์ได้ วิธีแก้ปัญหาเพื่อไม่มีให้กระดาษติดสามารถทำได้ ดังนี้

เลือกขนาดกระดาษที่เครื่องปริ้นเตอร์รองรับ ถ้าเป็นเครื่องปริ้นเตอร์เลเซอร์ควรใช้กระดาษที่มีความหนา70 - 80 แกรม

การเลือกใช้กระดาษชนิดเดียวกัน เช่น หากใช้ถ่ายเอกสารควรใช้กระดาษ A4 แบบเดียวกัน หากพิมพ์งานภาพควรใช้กระดาษโฟโต้เหมือนกัน ไม่ควรพิมพ์สลับกระดาษ

หากเกิดกระดาษติดสิ่งควรทำ คือ ปิดเครื่องปริ้นเตอร์ทันทีจากนั้นเปิดฝาเครื่องออกแล้วค่อย ๆ ดึงกระดาษออกในทิศทางตรงกันข้าม อย่าทำให้กระดาษขาด จากนั้นค่อยปิดฝาแล้วเริ่มเปิดใช้งานใหม่ได้

2.ปัญหาหมึกพิมพ์สีเพี้ยน

ปัญหาหมึกพิมพ์สีเพี้ยนเป็นปัญหาที่งานกราฟิกเจอบ่อยมาก งานที่พิมพ์ออกมาสีเพี้ยนไม่ได้ตรงตามแบบหรือไม่ตรงตามหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยส่วนใหญ่สีที่ออกมาจะมีสีหม่นและสีซีด คนส่วนใหญ่จะคิดว่าปัญหานี้เกิดจากเครื่องปริ้นเตอร์หรือหมึกพิมพ์ แต่ความจริงคือระบบสีที่ใช้คอมพิวเตอร์กับระบบสีของเครื่องปริ้นเตอร์ใช้ระบบที่แตกต่างกัน

คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค และสมาร์ทโฟนจะใช้การแสดงผลบนหน้าจอโดยใช้ระบบสี RGB (Red, Green, Blue)แต่เครื่องปริ้นเตอร์ใช้ระบบ CMYK (Cyan, Magenta, Yellow, Black) เพราะระบบสีที่แตกต่างกันทำให้สีที่พิมพ์ออกมาเพี้ยน โดยมีวิธีแก้ คือ ทำการ Calibrate หรือการปรับสีของจอแสดงผล จากนั้นทำการทดลองพิมพ์ออกมาเพื่อเทียบค่าสีจนกว่าจะได้สีที่ตรงกันมากที่สุด หรือปรับค่าสีโปรแกรมต่าง ๆ ในระบบ CMYK ก็จะทำให้เราสามารถใช้สีได้ง่ายขึ้น

3.ปัญหางานพิมพ์สีไม่คมชัด

ถือว่าเป็นอีกปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ คือ งานที่พิมพ์ออกมาสีไม่คมชัดหรือภาพเป็นเส้น เกิดได้หลายสาเหตุ เช่นการตั้งค่าคุณภาพการพิมพ์, หัวพิมพ์ของเครื่องปริ้นเตอร์เสื่อมสภาพ ไปจนถึงการใช้หมึกปริ้นเตอร์ที่ไม่ได้มาตรฐานหรือหมึกปริ้นเตอร์ที่ไม่เหมาะกับตัวเครื่องปริ้นเตอร์นั้น ๆ ซึ่งสามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้

การตั้งค่า ควรตั้งค่าความละเอียดในการพิมพ์ในระดับสูงเพื่อให้งานอักษรหรืองานภาพที่พิมพ์ออกมามีความละเอียดสูงที่สุด

การดูแลทำความสะอาดหัวพิมพ์อยู่ตลอดเวลา การตรวจสอบคุณภาพของหัวหมึกว่ามีการชำรุดหรือเสื่อมสภาพหรือไม่ ก่อนพิมพ์ควรทดลองสีก่อนเพื่อความแน่ใจ

การเลือกใช้หมึกพิมพ์ที่ได้มาตรฐานรองรับกับตัวเครื่องปริ้นเตอร์ นอกจากงานจะออกมาดีแล้วยังเป็นการถนอมเครื่องปริ้นเตอร์ให้สามารถใช้งานได้นานมากขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

5 เครื่องปริ้นเตอร์ไร้สายยอดนิยมจากแบรนด์ Canon

5 เครื่องปริ้นเตอร์อิงค์เจ็ท ครบเครื่องในเรื่องงานพิมพ์

ของมันต้องมี เครื่องปริ้นเตอร์ราคาไม่เกิน 5,000 บาท

สรุป

การเลือกกระดาษให้เหมาะกับเครื่องปริ้นเตอร์จะช่วยให้งานออกมาสมบูรณ์ นอกจากนี้ควรตรวจสอบเครื่องปริ้นเตอร์ทุกครั้งว่าเครื่องปริ้นเตอร์รองรับกระดาษประเภทอะไรหรือถาดเครื่องปริ้นเตอร์รองรับกระดาษขนาดสูงสุดหรือไม่ เครื่องปริ้นเตอร์ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะรองรับกระดาษ A4 ไปจนถึงกระดาษ A3 ก่อนใช้งานเครื่องปริ้นเตอร์ควรตรวจสอบเครื่องปริ้นเตอร์ก่อนใช้งานทุกครั้ง หากมีหากสงสัยหรืออยากสั่งซื้อเพิ่มเติมได้ที่

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

โทร : 02-9220291

Line : @iamoffice

Facebook : @iamofficeshop

การเลือกกระดาษให้เหมาะกับเครื่องปริ้นเตอร์