เคล็ดลับประหยัดค่าหมึก เลือกเครื่องเขียน และเรื่องราวจากชุมชนร้านค้าไทย
หมึกพิมพ์ราคาถูก ไม่ได้หมายความว่าจะคุ้มค่าเสมอไป เพราะต้นทุนการพิมพ์ขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารที่พิมพ์, ลักษณะงาน, ความถี่การใช้งาน และประเภทเครื่องพิมพ์ที่ใช้ร่วมกัน ท่านใดที่พิมพ์เอกสารวันละหลายสิบหน้า มักมีความต้องการแตกต่างจากนักเรียนที่พิมพ์รายงานเป็นครั้งคราว ขณะที่ร้านค้า โรงเรียน หรือองค์กรที่ต้องจัดทำเอกสารจำนวนมากก็จำเป็นต้องมองต้นทุนในระยะยาวมากกว่าราคาต่อชิ้น
มีเอกสารจำนวนมากที่ต้องทิ้ง แต่มีข้อมูลสำคัญอยู่บนกระดาษ เช่น ใบเสนอราคา, รายชื่อลูกค้า, เอกสารทางบัญชี, สำเนาบัตรประชาชน หรือเอกสารภายในองค์กร ล้วนไม่ควรถูกเปิดเผยสู่ภายนอก ดังนั้น การนำเอกสารเหล่านี้ไปทิ้งลงถังขยะทั้งแผ่นอาจไม่เหมาะสม โดยเฉพาะสำนักงานที่มีเอกสารจำนวนมาก ควรให้ความสำคัญกับการจัดการข้อมูลอย่างถูกต้อง
หมดปัญหาซื้อหมึกพิมพ์มาแล้ว แต่ใช้กับเครื่องพิมพ์ไม่ได้!! ที่อาจทำให้คุณต้องเสียเงินซื้อตลับใหม่ เสียเวลา และอาจกระทบกับงานที่กำลังเร่งพิมพ์ ฯลฯ โดยเฉพาะสำนักงานที่มีเครื่องพิมพ์หลายรุ่น อย่าจำเพียงว่าใช้ “หมึก HP” หรือ “หมึก Canon” เท่านั้น เพราะแต่ละเครื่องใช้ตลับหมึกคนละรหัส ถึงแม้จะเป็นแบรนด์เดียวกันก็ตาม
การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน สาย LAN ยังคงมีความจำเป็นอยู่มาก เพื่อให้การรับส่งข้อมูลมีความเสถียรและลดปัญหาสัญญาณหลุด โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์สำนักงาน เครื่องพิมพ์แบบ Network, กล้องวงจรปิด, NAS, เซิร์ฟเวอร์, รวมถึงอุปกรณ์เครือข่ายต่าง ๆ
เทปกาว เป็นอุปกรณ์สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลืองที่หลายธุรกิจต้องใช้อยู่เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นการปิดซองเอกสาร ติดกระดาษ ซ่อมแซมเอกสาร หรือปิดกล่องพัสดุเพื่อเตรียมจัดส่ง แม้เทปแต่ละชนิดจะมีหน้าที่พื้นฐานเหมือนกัน แต่รูปแบบการใช้งานและคุณสมบัติของเทปแต่ละประเภทแตกต่างกัน
มีประชุมสำคัญในอีก 10 นาที! เอกสารพิมพ์เสร็จแล้ว แต่… ลวดเสียบหรือลวดเย็บกระดาษหมด! สิ่งที่ตามมาคือ ต้องรีบวิ่งหาร้านสะดวกซื้อในละแวกใกล้เคียง เสียทั้งเวลา เสียทั้งโอกาส และอาจทำให้ภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพลดลง เพราะบางครั้ง สิ่งที่ทำให้งานสะดุด ไม่ใช่ความสามารถของคน แต่เป็น... ความไม่พร้อมของอุปกรณ์สำนักงานนั่นเอง
เอกสารสำคัญอย่างใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ, ใบเสร็จ, สัญญา, รายงาน, เอกสารบัญชี หรือเอกสารภายในองค์กร เมื่อเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สิ่งที่ตามมาคือ โต๊ะทำงานที่เริ่มแน่น ตู้เก็บเอกสารพื้นที่เต็ม และเวลาค้นหาเอกสารแต่ละชุดค่อนข้างนาน ซึ่งปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วย “การเลือกวิธีจัดเก็บที่เหมาะกับประเภทของเอกสาร”
เมื่อธุรกิจ หรือสำนักงานที่ต้องพิมพ์เอกสารต่อเนื่อง การเลือกเครื่องพิมพ์ให้ตรงกับลักษณะงานมีผลอย่างมากกับค่าใช้จ่ายในระยะยาว หลายคนอาจมองว่า “เครื่องพิมพ์ขาวดำประหยัดกว่าเครื่องพิมพ์สี” แต่ความจริงแล้วต้นทุนอยู่ที่ประเภทเอกสาร, ปริมาณการพิมพ์, ค่าใช้จ่ายด้านหมึกหรือโทนเนอร์ และฟังก์ชันเสริมที่ต้องใช้
การเลือก RAM 8GB หรือ 16GB เป็นสิ่งที่หลายคนลังเลเมื่อต้องซื้อคอมพิวเตอร์หรืออัปเกรดเครื่อง โดยเฉพาะการใช้งานในสำนักงานที่มีทั้งงานเอกสาร การใช้โปรแกรมต่าง ๆ เปิดเว็บไซต์หลายแท็บ รวมถึงงานกราฟิกและการจัดการข้อมูล ซึ่งแต่ละลักษณะงานต้องการ RAM ในระดับที่แตกต่างกัน
เมาส์และคีย์บอร์ด อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ต้องใช้งานทำงานทุกวัน เพื่อพิมพ์เอกสาร ตอบอีเมล จัดการข้อมูล หรือใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป การเลือก เมาส์และคีย์บอร์ด ที่เหมาะกับลักษณะงานจึงมีส่วนช่วยให้ทำงานได้สะดวก คล่องตัว และใช้งานได้ต่อเนื่องยิ่งขึ้น
จัดการงานเอกสารเป็นรายละเอียดเล็ก ๆ แต่มีความสำคัญ เพื่อให้เอกสารเหล่านั้นเป็นระเบียบ ไม่ว่าจะเป็นการรวมใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เอกสารประชุม แบบฟอร์ม หรือรายงานต่าง ๆ ซึ่งหนึ่งในอุปกรณ์สำนักงานที่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วด้านการทำงานนั่นก็คือ “เครื่องเย็บกระดาษ หรือ แม็กเย็บ”
อุปกรณ์สำนักงานและเทคโนโลยีหลายประเภท อย่างเช่น คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ ไปจนถึงจอภาพ อุปกรณ์เครือข่าย และอุปกรณ์เสริมต่าง ๆ เมื่อถูกใช้งานต่อเนื่องเป็นเวลานาน ประสิทธิภาพย่อมลดลงตามอายุการใช้งาน และบางครั้งปัญหาเล็ก ๆ ที่เกิดขึ้น อาจกลายเป็นต้นทุนแฝงที่ต้องจ่ายโดยไม่รู้ตัว!!
สมัครรับบทความและทริคสำหรับ SME ทุกสัปดาห์
