วิธีเลือกซองและอุปกรณ์เพื่อการบรรจุให้เหมาะกับงาน
ซองจดหมายและอุปกรณ์บรรจุเป็นของใช้สิ้นเปลืองประจำออฟฟิศที่ดูเหมือนเลือกง่าย แต่ถ้าเลือกขนาดหรือชนิดฝาผิด เอกสารอาจต้องพับเกินจำเป็นหรือปิดผนึกไม่สะดวกเมื่อต้องส่งครั้งละมากๆ หมวดนี้เหมาะกับฝ่ายธุรการ ฝ่ายบัญชีที่ส่งใบแจ้งหนี้ และร้านค้าที่ต้องส่งเอกสารถึงลูกค้าเป็นประจำ
- ขนาดซองกับขนาดเอกสาร: เบอร์ซองเป็นตัวกำหนดว่าต้องพับกระดาษกี่ทบ ซอง No.6 อย่างซองแอร์เมล์ ตรา 666 ลายธงชาติ ผนึก No.6 เหมาะกับกระดาษ A4 พับสาม ใช้ส่งจดหมายและใบแจ้งหนี้ทั่วไป ส่วนซอง No.9 ขนาดใหญ่กว่า เหมาะเมื่อไม่อยากพับเอกสารหลายทบหรือมีเอกสารแนบหลายแผ่น
- รูปแบบฝาซอง: ฝาขนาน (ฝาเปิดด้านยาว) สอดเอกสารได้กว้าง เหมาะกับงานที่ต้องบรรจุเอกสารจำนวนมากอย่างรวดเร็ว ส่วนฝาสามเหลี่ยมอย่างรุ่น No.9 ฝาสามเหลี่ยม ให้ลุคจดหมายแบบคลาสสิก เหมาะกับจดหมายเชิญหรือเอกสารที่ต้องการความเป็นทางการ
- ชนิดซองตามการใช้งาน: ซองแอร์เมล์ที่มีขอบลายธงชาติหรือลายเครื่องบิน สื่อว่าเป็นจดหมายส่งไปรษณีย์อย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้รับแยกจากเอกสารภายในได้ทันที ส่วนซองสีลายดอกไม้อย่างตรา 666 No.6 เหมาะกับการ์ดอวยพร จดหมายขอบคุณลูกค้า หรืองานที่อยากให้ดูอ่อนโยนกว่าซองขาวมาตรฐาน
- แบบผนึกกับปริมาณการใช้: ถ้าต้องปิดซองครั้งละหลายสิบฉบับ ซองแบบผนึกที่ฝามีกาวพร้อมใช้จะช่วยประหยัดเวลากว่าการทากาวเองมาก แต่ถ้าใช้ทีละไม่กี่ซอง แบบธรรมดาก็เพียงพอและเก็บสต๊อกได้นานโดยไม่ต้องกังวลเรื่องกาวเสื่อม
- ความหนาของกระดาษซอง: เอกสารสำคัญหรือเอกสารหลายแผ่นควรใช้ซองเนื้อหนาอย่างรุ่นที่ระบุว่า หนา เพื่อกันฉีกขาดระหว่างการขนส่ง และช่วยไม่ให้มองเห็นเนื้อความด้านในเมื่อยกซองส่องกับแสง
คำถามที่พบบ่อย
ซอง No.6 ใส่กระดาษ A4 ได้ไหม? ได้ โดยพับกระดาษ A4 เป็นสามทบตามแนวนอนจะสอดลงซอง No.6 พอดี ถ้าไม่ต้องการพับหลายทบหรือมีเอกสารหลายแผ่น ให้ขยับไปใช้เบอร์ใหญ่ขึ้นอย่าง No.9
ฝาขนานกับฝาสามเหลี่ยมต่างกันตรงไหนนอกจากรูปทรง? ฝาขนานเปิดปากซองกว้างตลอดด้านยาว บรรจุเอกสารเร็วกว่าเมื่อทำงานปริมาณมาก ส่วนฝาสามเหลี่ยมพื้นที่ฝากว้างตรงกลาง เหมาะกับการปิดผนึกด้วยสติกเกอร์หรือตราประทับให้ดูเรียบร้อยเป็นทางการ