วิธีเลือกแฟ้มซองให้เหมาะกับงาน
แฟ้มซองคือซองพลาสติกแบบมีฝาปิด ใช้ใส่เอกสารเป็นชุดเพื่อพกพา ส่งต่อ หรือกันเอกสารกระจัดกระจาย เป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่แทบทุกโต๊ะทำงานต้องมี เหมาะทั้งเก็บเอกสารรอดำเนินการ ใส่เอกสารไปประชุม หรือแยกงานของลูกค้าแต่ละราย ในหมวดนี้เป็นแฟ้มซอง A4 ตราขวานที่มีสีให้เลือกครบ
- ขนาดและความจุ: แฟ้มซอง A4 ตราขวานรับกระดาษ A4 ได้พอดีโดยไม่ต้องพับ รุ่นมาตรฐานเหมาะกับเอกสารชุดบางถึงปานกลาง ส่วนรุ่น 3 ชั้นอย่างแฟ้มซอง ตราขวาน A4 3 ชั้น สีขาว มีช่องแบ่งในตัว ใส่เอกสารต่างหมวดในซองเดียวได้โดยไม่ปนกัน เหมาะกับงานที่พกหลายเรื่องพร้อมกัน
- ระบบสีช่วยแยกหมวด: จุดแข็งของหมวดนี้คือสีที่มีให้เลือกทั้งแดง เหลือง ฟ้า ชมพู ม่วง ส้ม เขียวอ่อน และขาว ใช้กำหนดรหัสสีประจำแผนกหรือประเภทงานได้ทันที เช่น แดงสำหรับงานด่วน ฟ้าสำหรับงานบัญชี วิธีนี้ช่วยให้หยิบถูกซองตั้งแต่มองเห็น ไม่ต้องเปิดดูทีละอัน
- ชนิดฝาปิด: แฟ้มซองทั่วไปใช้กระดุมกดหรือเชือกพัน ฝาแบบกระดุมเปิดปิดเร็ว เหมาะกับเอกสารที่หยิบเข้าออกบ่อย ตรวจว่ากระดุมกดแน่นพอไม่เด้งเปิดเองเมื่อซองแน่น เพราะนั่นคือจุดที่เอกสารมักหล่นหายระหว่างพกพา
- ความหนาและความใสของพลาสติก: เนื้อพลาสติกหนาจะป้องกันเอกสารยับและกันน้ำกระเซ็นได้ดีกว่า ส่วนความขุ่น-ใสมีผลตอนหา ถ้าอยากเห็นเอกสารข้างในโดยไม่เปิด เลือกเนื้อกึ่งใส แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ไม่ควรให้คนอื่นเห็นเนื้อหา เนื้อสีทึบจะเหมาะกว่า
- ปริมาณที่ควรซื้อ: แฟ้มซองเป็นของหมุนเวียน มักติดไปกับเอกสารที่ส่งต่อแล้วไม่ได้คืน ถ้าใช้ทั้งทีมควรซื้อเป็นโหลและกำหนดสีมาตรฐานไว้ จะได้เติมของได้ต่อเนื่องโดยระบบสีไม่พัง
คำถามที่พบบ่อย
แฟ้มซองแบบธรรมดากับแบบ 3 ชั้นต่างกันอย่างไร? แบบธรรมดามีช่องเดียว ใส่เอกสารทั้งชุดรวมกัน ส่วนแบบ 3 ชั้นมีผนังแบ่งภายใน แยกเอกสารสามหมวดในซองเดียว เช่น ต้นฉบับ สำเนา และใบเสร็จ เหมาะกับคนที่ไม่อยากพกหลายซอง
แฟ้มซองใส่เอกสารได้กี่แผ่น? ขึ้นกับความหนาของรุ่น โดยทั่วไปเอกสารหลายสิบแผ่นถึงราวหนึ่งเซนติเมตรของความหนายังปิดฝาได้สนิท ถ้าเอกสารชุดหนามากจนซองโป่ง ควรแยกเป็นสองซองเพื่อไม่ให้กระดุมเด้งและซองเสียทรง