วิธีเลือกตู้เอกสารให้เหมาะกับงาน
ตู้เอกสารแบบหลายชั้นในหมวดนี้เป็นตู้ไม้ที่แบ่งช่องเป็นชั้นๆ สำหรับแยกเก็บเอกสารตามหมวดหรือตามคน วางบนโต๊ะหรือเคาน์เตอร์ได้ เหมาะกับแผนกที่ต้องกระจายเอกสารให้หลายคน เช่น ช่องรับงานของแต่ละฝ่าย หรือเก็บแบบฟอร์มแยกประเภทให้หยิบง่าย
- จำนวนชั้นตามหมวดเอกสาร: ในหมวดนี้มีให้เลือกตั้งแต่ตู้เอกสาร เอ็มดีเอฟ No.124 แบบ 4 ชั้น, MDF No.MDF-126 แบบ 6 ชั้น ไปจนถึง เอ็มดีเอฟ No.421 แบบ 12 ชั้น หลักคิดคือหนึ่งชั้นต่อหนึ่งหมวดหรือหนึ่งคน ทีม 5 คนใช้ 6 ชั้นกำลังพอดีเผื่อช่องกลาง ส่วนแบบ 12 ชั้นเหมาะกับจุดคัดแยกเอกสารรวมของทั้งออฟฟิศ
- ขนาดช่องต้องรับ A4 ได้สบาย: เอกสารส่วนใหญ่เป็น A4 บางครั้งใส่ซองหรือแฟ้มบางมาด้วย ช่องที่พอดีเกินไปจะทำให้ต้องงอมุมกระดาษเวลาเสียบ ตรวจขนาดช่องกับความลึกให้กระดาษไม่โผล่พ้นขอบจนหล่นง่าย
- วัสดุไม้กับน้ำหนักการใช้งาน: ตู้ไม้ MDF ให้ความแข็งแรงและหน้าตาเรียบร้อยกว่าถาดพลาสติก รับน้ำหนักเอกสารเต็มทุกชั้นได้โดยไม่แอ่น แต่ก็หนักกว่า จึงเหมาะกับการวางประจำที่มากกว่าการย้ายไปมาบ่อยๆ และควรหลีกเลี่ยงจุดที่โดนน้ำหรือความชื้นสูง
- พื้นที่วางกับความสูงรวม: ตู้ 12 ชั้นสูงกว่าตู้ 4 ชั้นมาก ก่อนสั่งให้วัดพื้นที่จริง ทั้งความสูงใต้ชั้นลอยหรือหน้าต่าง และระยะเอื้อมของคนใช้ ชั้นบนสุดของตู้สูงควรยังหยิบได้โดยไม่ต้องเขย่ง โดยเฉพาะถ้าวางบนโต๊ะอีกที
- การติดป้ายชื่อช่อง: ตู้หลายชั้นจะมีประโยชน์เต็มที่ก็ต่อเมื่อทุกคนรู้ว่าช่องไหนของใคร วางแผนพื้นที่ติดป้ายชื่อหน้าช่องไว้ตั้งแต่แรก จะเขียนชื่อฝ่าย ชื่อคน หรือประเภทเอกสารก็ได้ เพื่อให้ระบบไม่พังเมื่อมีคนใหม่เข้าทีม
คำถามที่พบบ่อย
ตู้ 4 ชั้น 6 ชั้น หรือ 12 ชั้น เลือกอย่างไร? นับหมวดเอกสารหรือจำนวนคนที่ต้องมีช่องของตัวเอง แล้วเผื่ออีกหนึ่งถึงสองช่องสำหรับอนาคต ถ้าใช้ส่วนตัวคนเดียว 4 ชั้นมักพอ ทีมเล็กใช้ 6 ชั้น ส่วน 12 ชั้นเหมาะกับจุดกลางที่คัดแยกเอกสารของหลายแผนก
ตู้ไม้ MDF ดูแลอย่างไรให้ใช้ได้นาน? เช็ดฝุ่นด้วยผ้าแห้งหรือผ้าหมาดเท่านั้น อย่าให้โดนน้ำขังหรือวางแก้วน้ำเปียกบนตู้ และอย่าใส่ของหนักเกินเอกสารปกติ เช่น กองหนังสือเล่มหนาทั้งชั้น เพื่อไม่ให้แผ่นชั้นรับน้ำหนักเกินจุดที่ออกแบบไว้