วิธีเลือกเครื่องสแกนเอกสาร Fujitsu ให้เหมาะกับงาน
สแกนเนอร์ Fujitsu มีให้เลือกสองสายหลัก คือสาย SP ที่เน้นงานเอกสารสำนักงานแบบจริงจัง และสาย ScanSnap ที่เน้นความง่ายในการใช้งานสำหรับคนทำงานทั่วไปจนถึงงานเฉพาะทาง ความหลากหลายนี้ทำให้เลือกได้ตรงลักษณะงานมาก ตั้งแต่สแกนใบเสร็จรายวัน เอกสารบัญชีเป็นตั้ง ไปจนถึงสแกนหนังสือทั้งเล่มโดยไม่ต้องตัดสัน
- ลักษณะงานหลัก: งานเอกสารสำนักงานปริมาณสม่ำเสมอ เลือกสาย SP เช่น SP-1120N SP-1125N หรือ SP-1130N ซึ่งต่อใช้งานร่วมกันในเครือข่ายได้ ส่วนคนที่อยากได้เครื่องส่วนตัวที่กดปุ่มเดียวแล้วไฟล์จัดการตัวเองเป็นระบบ สาย ScanSnap อย่าง iX1600 หรือ iX1300 ตอบโจทย์กว่า
- ชนิดเอกสารที่ต้องสแกน: ถ้ามีเอกสารที่ป้อนผ่านลูกกลิ้งไม่ได้ เช่น สมุดเล่ม เอกสารเปราะบาง หรือหน้ากระดาษที่ฉีกไม่ได้ ให้ดูรุ่นที่มีถาดแบบแท่นเรียบอย่าง SP-1425 หรือรุ่นสแกนแบบไม่สัมผัสอย่าง ScanSnap SV600 ที่วางหนังสือกางไว้ใต้เครื่องแล้วสแกนจากด้านบนได้เลย
- ความคล่องตัวในการพกพา: คนที่ต้องออกไปพบลูกค้าหรือเก็บเอกสารนอกสถานที่ ScanSnap ix100 เป็นรุ่นขนาดเล็กที่ใส่กระเป๋าไปด้วยได้ ต่างจากรุ่นตั้งโต๊ะที่เหมาะกับการวางประจำที่
- จำนวนผู้ใช้งาน: ถ้าซื้อเครื่องเดียวให้ทั้งทีมใช้ ให้เลือกรุ่นที่เชื่อมต่อเครือข่ายได้อย่างสาย SP รหัส N หรือ ScanSnap รุ่นที่รองรับการใช้งานหลายโปรไฟล์ เพื่อให้แต่ละคนสแกนเข้าโฟลเดอร์ของตัวเองได้โดยไม่ปนกัน
- ความง่ายของซอฟต์แวร์: จุดเด่นของสาย ScanSnap คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยแยกประเภทไฟล์ ตั้งชื่อ และจัดเก็บให้กึ่งอัตโนมัติ เหมาะกับคนที่ไม่อยากตั้งค่าเยอะ ส่วนสาย SP ให้การควบคุมแบบละเอียดที่เข้ากับขั้นตอนทำงานของฝ่ายเอกสารมากกว่า
คำถามที่พบบ่อย
อยากสแกนหนังสือทั้งเล่มโดยไม่แกะสันต้องใช้รุ่นไหน? ScanSnap SV600 ออกแบบมาเพื่องานนี้โดยตรง เพราะสแกนจากด้านบนโดยไม่ต้องป้อนกระดาษผ่านเครื่อง จึงใช้กับหนังสือ สมุด และเอกสารเย็บเล่มได้โดยไม่ทำลายต้นฉบับ
สาย SP กับ ScanSnap ต่างกันตรงไหน? สาย SP เน้นงานเอกสารสำนักงานที่ควบคุมการตั้งค่าได้ละเอียดและใช้ร่วมกันในเครือข่าย ส่วน ScanSnap เน้นการใช้งานง่าย กดปุ่มเดียวแล้วซอฟต์แวร์ช่วยจัดการไฟล์ให้ เลือกตามว่าใครเป็นคนใช้และงานเป็นแบบไหน