วิธีเลือกแฟ้มโชว์เอกสารให้เหมาะกับงาน
แฟ้มโชว์เอกสารคือแฟ้มที่มีไส้ซองพลาสติกใสเย็บติดหรือถอดเปลี่ยนได้ ใช้เก็บเอกสารที่ต้องเปิดดูบ่อยโดยไม่ต้องเจาะรูกระดาษ เช่น แคตตาล็อกสินค้า พอร์ตโฟลิโอ เอกสารนำเสนอลูกค้า คู่มือประจำเครื่อง หรือเมนู เอกสารอยู่ในซองใสจึงกันรอยยับและคราบนิ้วมือไปในตัว
- จำนวนไส้ตามปริมาณเอกสาร: ในหมวดนี้มีตั้งแต่ 10 ไส้ อย่างแฟ้มตราขวาน No.665D และเอ็มเทค No.R-10F ไปจนถึง 20 ไส้ อย่าง Robin No.177 และรุ่น 40 ไส้ จำไว้ว่าหนึ่งไส้ใส่ได้สองหน้า (หน้า-หลัง) แฟ้ม 20 ไส้จึงโชว์เอกสารได้ 40 หน้า เลือกเผื่อจากจำนวนหน้าปัจจุบันเล็กน้อย แต่อย่าเผื่อมากจนแฟ้มโล่งครึ่งเล่ม
- ไส้ติดตายหรือถอดเปลี่ยนได้: แฟ้มไส้เย็บติดอย่าง Robin No.175 เหมาะกับเอกสารที่เรียงลำดับคงที่ ส่วนแฟ้มแบบห่วงอย่าง No.941C แบบ 4 ห่วง หรือ Toto No.55 แบบ 3 ห่วง (A4) ถอดเพิ่มลดและสลับหน้าไส้ได้ เหมาะกับแคตตาล็อกที่ต้องอัปเดตหน้าใหม่แทนหน้าเก่าบ่อยๆ โดยไม่ต้องรื้อทั้งเล่ม
- ขนาดกระดาษ A4 หรือ A3: งานทั่วไปใช้ A4 แต่ถ้าเก็บแบบแปลน โปสเตอร์ ผังงาน หรืองานศิลป์ ให้ดูรุ่น A3 อย่าง Intop No.SA-310 แบบ 10 ช่อง ซึ่งใส่แผ่นใหญ่ได้โดยไม่ต้องพับครึ่ง ข้อควรคิดคือแฟ้ม A3 กินพื้นที่จัดเก็บมากกว่า วางแผนชั้นวางไว้ด้วย
- ความใสและความหนาของไส้: ไส้ซองใสคุณภาพดีต้องมองเห็นตัวหนังสือชัดไม่มัว และหนาพอไม่ย่นเมื่อพลิกบ่อย ถ้าใช้เป็นแฟ้มนำเสนอต่อหน้าลูกค้า ความใสของไส้มีผลต่อความน่าเชื่อถือของงานมากกว่าที่คิด
- ปกแฟ้มกับการใช้งาน: รุ่นสอดปกอย่างตราขวาน No.665D มีช่องใสหน้าปกให้สอดใบปะหน้า ทำสันและหน้าปกระบุชื่อเรื่องเองได้ เหมาะกับการทำชุดเอกสารหลายเล่มที่ต้องแยกแยะบนชั้นได้ทันที
คำถามที่พบบ่อย
แฟ้มโชว์เอกสารกับแฟ้มห่วงธรรมดาต่างกันอย่างไร? แฟ้มโชว์เอกสารมีไส้ซองใส ใส่กระดาษได้เลยไม่ต้องเจาะรู และตัวเอกสารถูกซองปกป้องตลอด ส่วนแฟ้มห่วงธรรมดาต้องเจาะกระดาษใส่ห่วงโดยตรง เหมาะกับเอกสารจัดเก็บมากกว่าเอกสารที่เปิดโชว์บ่อย
ควรเลือกกี่ไส้ดี? นับจำนวนหน้าเอกสารจริงแล้วหารสอง เพราะหนึ่งไส้ใส่ได้สองหน้า เช่น เอกสาร 30 หน้าใช้แฟ้ม 20 ไส้กำลังพอดีมีที่เหลือเผื่อเพิ่ม ถ้าเอกสารโตขึ้นเรื่อยๆ ให้เลือกแบบห่วงที่เติมไส้ได้ภายหลัง