วิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับงาน
เครื่องถ่ายเอกสารยุคปัจจุบันคือเครื่องมัลติฟังก์ชันขนาดใหญ่ที่รวมงานถ่ายเอกสาร พิมพ์ สแกน ไว้ในเครื่องเดียว เหมาะกับสำนักงานที่มีปริมาณเอกสารมากกว่าที่เครื่องพิมพ์ตั้งโต๊ะทั่วไปจะรับไหว ตั้งแต่ออฟฟิศขนาดกลางไปจนถึงองค์กรที่ใช้งานร่วมกันทั้งชั้น
- ปริมาณเอกสารต่อเดือน: ประเมินจำนวนแผ่นที่ทั้งทีมพิมพ์และถ่ายรวมกันต่อเดือนก่อนเป็นอันดับแรก เครื่องแต่ละรุ่นมีรอบงานที่ออกแบบไว้ต่างกัน ถ้าใช้งานเกินรอบที่เหมาะสมเครื่องจะสึกหรอเร็วและเสียบ่อย รุ่นอย่าง FujiFilm DocuCentre SC2022 เหมาะกับสำนักงานขนาดเล็กถึงกลาง ส่วนรุ่นระดับ ApeosPort C3060 ออกแบบมาสำหรับปริมาณงานที่สูงกว่า
- สีหรือขาวดำ: เครื่องถ่ายเอกสารสีมีค่าหมึกต่อแผ่นสูงกว่าขาวดำ ถ้างานส่วนใหญ่เป็นเอกสารข้อความล้วน การเลือกเครื่องสีแต่ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นขาวดำจะช่วยควบคุมต้นทุน แต่ถ้าต้องพิมพ์งานนำเสนอหรือเอกสารการตลาดเป็นประจำ เครื่องสีคุ้มค่ากว่าการส่งงานออกไปพิมพ์ข้างนอก
- ขนาดกระดาษสูงสุด: เครื่องระดับสำนักงานส่วนใหญ่รองรับถึง A3 ซึ่งจำเป็นสำหรับงานแบบแปลน ตารางขนาดใหญ่ หรือโปสเตอร์ภายใน ถ้าใช้แค่ A4 อาจเลือกรุ่นเล็กลงได้ แต่ A3 ให้ความยืดหยุ่นระยะยาว
- จำนวนถาดกระดาษ: รุ่นที่มีหลายถาดอย่าง ApeosPort C3060 แบบ 2 ถาด ช่วยให้ใส่กระดาษต่างขนาดหรือต่างชนิดพร้อมกันได้ เช่น A4 ธรรมดาถาดหนึ่ง หัวจดหมายอีกถาดหนึ่ง ลดการหยุดเปลี่ยนกระดาษระหว่างวัน
- ฟังก์ชันสแกนและเครือข่าย: ตรวจสอบว่าเครื่องสแกนเข้าอีเมลหรือโฟลเดอร์กลางได้โดยตรงหรือไม่ และมีตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติแบบสแกนสองหน้าหรือเปล่า สำนักงานที่กำลังลดการใช้กระดาษจะใช้ฟังก์ชันสแกนบ่อยกว่าถ่ายเอกสารเสียอีก
คำถามที่พบบ่อย
ซื้อเครื่องถ่ายเอกสารกับใช้เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันตั้งโต๊ะต่างกันอย่างไร? ต่างกันที่ความทนทานและต้นทุนต่อแผ่น เครื่องถ่ายเอกสารระดับสำนักงานออกแบบมาให้ทำงานปริมาณมากต่อเนื่อง ค่าหมึกต่อแผ่นต่ำกว่า และมีระบบป้อนกระดาษที่รับงานหนักได้ ถ้าพิมพ์เกินหลักพันแผ่นต่อเดือน เครื่องถ่ายเอกสารคุ้มกว่าในระยะยาว
ต้องเตรียมพื้นที่และระบบอะไรบ้างก่อนติดตั้ง? เตรียมพื้นที่วางที่เข้าถึงได้รอบด้านสำหรับเติมกระดาษและซ่อมบำรุง ปลั๊กไฟแยกวงจร และจุดเชื่อมต่อเครือข่าย (สาย LAN หรือ Wi-Fi) เพื่อให้ทุกคนในออฟฟิศสั่งพิมพ์และรับไฟล์สแกนได้
เครื่องมือสองน่าซื้อไหม? ขึ้นกับประวัติการใช้งานและจำนวนแผ่นสะสมของเครื่อง ถ้าไม่มีข้อมูลเหล่านี้ชัดเจน เครื่องใหม่จะเสี่ยงน้อยกว่าเพราะชิ้นส่วนสึกหรอยังไม่ถูกใช้งาน และมีอะไหล่รองรับยาวกว่า