วิธีเลือกเครื่องใช้ไฟฟ้าสำนักงานให้เหมาะกับงาน
หมวดเครื่องใช้ไฟฟ้าสำนักงานรวบรวมอุปกรณ์ไฟฟ้าที่ช่วยให้ออฟฟิศทำงานราบรื่นขึ้น ตัวหลักของหมวดนี้คือเครื่องทำลายเอกสาร ซึ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กรที่ต้องกำจัดเอกสารข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการเงิน หรือสัญญาที่หมดอายุอย่างปลอดภัยตามหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- ระดับความละเอียดการตัด: เครื่องทำลายเอกสารแบ่งเป็นตัดตรง (Strip Cut) ตัดไขว้ (Cross Cut) และตัดละเอียดพิเศษ (Micro Cut) ยิ่งชิ้นเล็กยิ่งประกอบกลับยาก เอกสารทั่วไปใช้ Cross Cut อย่าง Fellowes AutoMax 200C หรือ 550C ก็เพียงพอ แต่เอกสารความลับสูงอย่างข้อมูลการเงินหรือข้อมูลส่วนบุคคลควรเลือก Micro Cut อย่าง AutoMax 200M หรือ Automax 100M
- ระบบป้อนอัตโนมัติหรือป้อนมือ: รุ่นตระกูล AutoMax ของ Fellowes ให้วางปึกเอกสารลงถาดแล้วเครื่องดึงทำลายเองจนหมด เหมาะกับการเคลียร์เอกสารครั้งละมาก ๆ โดยไม่ต้องยืนเฝ้า ตัวเลขในชื่อรุ่นบอกจำนวนแผ่นที่ป้อนอัตโนมัติได้ต่อครั้ง เช่น 100, 200, 350, 550 แผ่น ส่วนรุ่นป้อนมืออย่าง LX211, LX220, LX221 เหมาะกับการทำลายทีละไม่กี่แผ่นระหว่างวัน
- ปริมาณผู้ใช้งานร่วม: เครื่องสำหรับโต๊ะทำงานส่วนตัวกับเครื่องส่วนกลางประจำแผนกต่างกันที่รอบการทำงานต่อเนื่องและขนาดถังรองรับเศษ ถ้าใช้ร่วมกันหลายคนควรเลือกรุ่นที่ทำงานต่อเนื่องได้นานและถังใหญ่ เพื่อไม่ต้องหยุดพักเครื่องหรือเทถังบ่อย
- ความสามารถทำลายวัสดุอื่น: เอกสารจริงมักมีลวดเย็บ คลิปหนีบ หรือบัตรพลาสติกปนมา ตรวจสอบว่ารุ่นที่เลือกทำลายสิ่งเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องแกะออกก่อน จะช่วยประหยัดเวลาเตรียมเอกสารอย่างมาก
- ความปลอดภัยและเสียงรบกวน: ถ้าวางเครื่องในพื้นที่ทำงานร่วม ควรพิจารณาระบบป้องกันนิ้วมือหรือระบบหยุดอัตโนมัติเมื่อมีสิ่งแปลกปลอม และระดับเสียงขณะทำงาน เพราะเครื่องที่เสียงดังจะรบกวนสมาธิคนรอบข้าง
คำถามที่พบบ่อย
Cross Cut กับ Micro Cut เลือกอะไรดี? ดูจากระดับความลับของเอกสาร ถ้าเป็นเอกสารทั่วไปภายในองค์กร Cross Cut เพียงพอและมักทำงานเร็วกว่า แต่ถ้ามีข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลการเงิน หรือความลับทางการค้า Micro Cut ที่ตัดเป็นชิ้นเล็กจิ๋วจะปลอดภัยกว่าอย่างมีนัยสำคัญ
เครื่องทำลายเอกสารต้องพักเครื่องไหม? รุ่นส่วนใหญ่มีรอบการทำงานต่อเนื่องที่กำหนดไว้ เมื่อมอเตอร์ร้อนเครื่องจะหยุดพักอัตโนมัติเพื่อป้องกันความเสียหาย ถ้ามีงานทำลายปริมาณมากเป็นประจำ ควรเลือกรุ่นป้อนอัตโนมัติที่ออกแบบมาสำหรับงานต่อเนื่องโดยเฉพาะ
>
ต้องหยอดน้ำมันใบมีดหรือไม่? เครื่องทำลายเอกสารส่วนใหญ่แนะนำให้หล่อลื่นใบมีดเป็นระยะด้วยน้ำมันหรือแผ่นหล่อลื่นสำหรับเครื่องทำลายเอกสารโดยเฉพาะ จะช่วยให้ตัดคมสม่ำเสมอและยืดอายุการใช้งานของเครื่อง