8 เทคนิคจัดเก็บเอกสาร ป้องกันการสูญหาย

8 เทคนิคจัดเก็บเอกสาร ป้องกันการสูญหาย ทุกองค์กรต้องมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ เพื่อป้องการเอกสารสูญหาย ซึ่งความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารนอกจากสร้างความเป็นระเบียบแล้ว ยังง่ายต่อการค้นหาด้วย ซึ่งอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่นิยมใช้ ส่วนใหญ่มักใช้แฟ้มเอกสาร และในปัจจุบันมีแฟ้มเอกสารหลากหลายประเภทให้เลือกใช้สอย แต่ก่อนอื่นมาทราบถึง 8 เทคนิคจัดเก็บเอกสาร ป้องกันการสูญหายดีกว่า เพื่อลดปัญหาความวุ่นวายในอนาคต

สารบัญ

1.มีสถานที่ หรือมุมเก็บเอกสาร

คุณต้องเลือกจุดที่ต้องจัดเก็บเอกสารให้เป็นสัดส่วน หรือเลือกห้องใด ห้องหนึ่ง หรือมุมใดมุมหนึ่งเพื่อเก็บเอกสาร ซึ่งอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ก็คือ อุปกรณ์สำนักงานอย่างกล่องกระดาษ แฟ้มปากกา กระดาษสี ชั้นวาง หรือตู้ใส่เอกสารต่าง ๆ และรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน โดยแบ่งหมวดหมู่เก็บเอกสารให้ละเอียด ดังนี้

ตัวอย่างเช่น

จัดเก็บเอกสารประเภทเดียวกัน ไว้ที่เดียวกัน
หลีกเลี่ยงการตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายคล้ายคลึงกัน
ชื่อหมวดหมู่ควรสั้นและเป็นที่นิยม
ชื่อหมวดหมู่ไม่ควรมีความหมายกว้างหรือแคบเกินไป
ควรมีหมวดหมู่เบ็ดเตล็ด เป็นหมวดสุดท้าย

ตัวอย่างหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรต่าง ๆ

หมวดการเงิน หรืองบประมาณ
หนังสือโต้ตอบทั่วไป (หนังสือรับ – ส่ง)
บริหารทั่วไป
บริหารบุคคล
วาระการประชุม การประชุมทั่วไป
พัสดุและสิ่งก่อสร้าง
รายงานทั่วไป ฯลฯ

2.จัดเก็บเอกสารโดยทันที

เมื่อคุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณรีบดำเนินการจัดเก็บเข้าแฟ้มทันที ไม่ว่าจะเป็น ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ จดหมาย หรือสัญญาต่าง ๆ เพื่อป้องกันการหลงลืม ที่ก่อให้เกิดเอกสารสูญหายได้

3.จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ

หากคุณแยกเป็นประเภท หรือแบ่งหมวดหมู่เรียบร้อยแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้ง เพื่อให้ได้ง่ายต่อการหยิบใช้ และไม่ต้องเสียเวลาค้นหาด้วย หากในแต่ละวันมีเอกสารจำนวนมาก อาจจัดเรียงเอกสารตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวก็ได้

4.จัดเก็บเข้าแฟ้ม แยกเอกสารอย่างละเอียด

เมื่อดำเนินการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มเรียบร้อยแล้ว ต้องนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้น ๆ เพียงอย่างเดียว และใน 1 แฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลยากขึ้นแล้ว ขนานที่หนาเกินไปส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย

กรณีที่มีเอกสารใน 1 หมวดหมู่จำนวนมากใส่ในแฟ้มเดียวไม่ไหว แนะนำใช้แยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่าง ๆ หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้มาทำเป็นที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้ม เพื่อให้ทราบประเภทหรือหมวดหมู่ของเอกสาร

5.เก็บเข้าที่อย่างเป็นระเบียบ

ควรเก็บแฟ้มเอกสารทุกอย่างให้เข้าที่อย่างเป็นระเบียบ ไม่ว่าจะเป็น ใส่ในตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางเอกสาร และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อย ๆ ไว้ในระดับสายตา เพื่อให้หยิบใช้งานได้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญและข้อมูลความลับ ควรจัดเก็บในพื้นที่เฉพาะ เช่น ตู้นิรภัย หรือลิ้นชักที่สามารถล็อคได้

6.คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง

เอกสารบางประเภทก็ควรเก็บรักษา แต่เอกสารบางประเภทก็สามารถทิ้งได้ทันที และเอกสารที่มีความจำเป็นต่อการจัดเก็บได้แก่ เอกสารบัตรเครดิต เอกสารธนาคาร เอกสารภาษี หรือเป็นเอกสารที่ต้องเก็บนาน ๆ เป็นปีอย่างสัญญาจ้าง สัญญาซื้อ-ขาย เป็นต้น

7.นำแฟ้มเอกสารไปใช้ ต้องนำกลับเข้าที่

เชื่อว่า หลายคนเวลานำแฟ้มเอกสารออกมาใช้ มักวางลืม หรือเผลอนำมาเก็บเข้าที่ ส่งผลให้แฟ้มเอกสารสูญหาย ดังนั้น ต้องนำแฟ้มเอกสารมาเก็บทุกครั้ง

8.ตรวจเช็กเอกสารเป็นประจำ

ถึงแม้คุณจะมีจุดเก็บเอกสาร หรือมีแฟ้มใส่เอกสารจัดอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว ต้องหมั่นเช็กเอกสารทุกวันด้วย เพราะหากมีคนนำไปใช้งาน แล้วเผลอลืมต้องตามเอกสารมาเก็บทันที ส่วนสำนักงานหรือบ้านใครที่มีตู้จดหมาย ควรตรวจเช็กเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย

ประเภทของแฟ้มที่ได้รับความนิยมต่อการนำใช้เก็บเอกสาร

1.แฟ้มสันกว้าง

แฟ้มยอดนิยมประจำออฟฟิศ มีขนาดสันกว้าง 3 นิ้ว โดดเด่นในเรื่องความจุ สามารถรองรับเอกสารได้มากถึง 500 แผ่น เหมาะสำหรับการใช้เก็บเอกสารจำนวนมาก ๆ เช่น เอกสารรายรับ-จ่าย เอกสารทางบัญชี และเอกสารงานสำคัญต่าง ๆ เป็นต้น

2.แฟ้มสันแคบ

เป็นแฟ้มที่มีขนาดสันหนา 2 นิ้ว เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารทั่วไป สามารถทำการเจาะรูได้ ซึ่งแฟ้มประเภทนี้บรรจุเอกสารได้สูงสุดถึง 300 แผ่น ช่วยเสริมความมั่นคงในการจัดวาง และ Finger Ring เพิ่มความสะดวกในการหยิบใช้

3.แฟ้มห่วง

แฟ้มแบบวงแหวนขนาดใหญ่ แต่แฟ้มประเภทนี้ก็มีหลายขนาดให้เลือกใช้งาน จึงทำให้รองรับกระดาษได้หลายขนาด ถูกยึดไว้ในแฟ้มด้วยตัวยึดแบบวงกลมหรือรูปตัว D จำนวนห่วงของแฟ้มที่ใช้กันในปัจจุบันคือชนิด 2, 3 และ 4 ห่วง แต่ที่นิยมมากที่สุดก็คือแฟ้ม 2 ห่วง

4.แฟ้มแขวน

หากเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บมีน้อย แนะนำเป็นแฟ้มแขวน เพราะเน้นการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้อย่างง่าย เช่น การเก็บประวัติคนไข้ เก็บแบบฟอร์มต่าง ๆ หรือเก็บเอกสารประจำตัวของนักเรียน เป็นต้น

5.แฟ้มซอง

สำหรับใครที่ต้องพกเอกสารไปใช้งานนอกสถานที่ แฟ้มซองตอบโจทย์ที่สุด เพราะแฟ้มประเภทนี้ช่วยรักษาเอกสารจากสิ่งสกปรกและรอยยับได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ ยังสามารถพกพาใส่กระเป๋าหรือถือไปได้อย่างสะดวกสบาย และมีความบางและน้ำหนักเบามาก ๆ

บทความแนะนำ

สรุป

ทั้งนี้ การเลือกแฟ้มจัดเก็บเอกสาร ขึ้นอยู่กับความต้องการ และจำนวนหรือขนาดของเอกสาร หากเอกสารใน 1 หมวดหมู่มีจำนวนมาก ให้เลือกแฟ้มที่มีขนาดใหญ่ ที่บรรจุเอกสารได้จำนวนมาก ดังนั้น ผู้ประกอบการ หรือท่านใดที่ต้องการอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารเว็บไซต์ IamOffice มีจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานทุกชนิด ในราคาย่อมเยา พร้อมจัดส่งให้ถึงบ้านคุณทุกพื้นที่ทั่วประเทศไทย ที่สำคัญสั่งซื้อผ่านเว็บไซต์ของเราง่าย ๆ ด้วยการบริการที่ดีเยี่ยม รับรองคุณต้องได้รับอุปกรณ์สำนักงานที่มีคุณภาพ และนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

โทร : 02-9220291

Line : @iamoffice

Facebook : @iamofficeshop