วิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหาย

วิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหาย สำนักงาน หน่วยงานราชการ หรือออฟฟิศที่ต้องทำงานด้านเอกสาร มักประสบปัญหากับการจัดเก็บเอกสารกองโต จะหยิบใช้เอกสารแต่ละที บางครั้งต้องใช้เวลาค้นหานานจนรู้สึกหงุดหงิดใจ และเพื่อคลายปัญหาเหล่านี้ iamOffice จึงมีวิธีการจัดเก็บเอกสาร ให้ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหาย เพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บเอกสารมาแนะนำ แถมยังประหยัดพื้นที่ สร้างความเป็นระเบียบให้แก่คุณ และองค์กรอีกด้วย

สารบัญ

• การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมีข้อดีอย่างไรบ้าง!?
• วิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหาย
• แนะนำแฟ้มจัดเก็บเอกสารแต่ละประเภท สำหรับสำนักงานและหน่วยงานราชการ
• แฟ้ม 2 ห่วง ตราช้าง No.420 A4 คละสี
• แฟ้มหนีบ ตราช้าง No.490 F คละสี
• แฟ้มซอง A4 ตราขวาน
• แฟ้มเจาะ เบนน่อน No.LW-320 A4 ปกใส
• แฟ้มแขวน ตราช้าง No.905
• แฟ้มซอง ตราขวาน A4 3 ชั้น
• สรุป

 

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมีข้อดีอย่างไรบ้าง!?

• ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะเราสามารถเอาเวลาที่ต้องมานั่งหาเอกสารไปทำอย่างอื่นได้มากมาย
• ป้องกันเอกสารสำคัญสูญหาย หรือตกหล่นไปโดยไม่ทันระวัง ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้บ่อยมาก โดยเฉพาะคนที่ต้องรับผิดชอบเอกสารจำนวนมาก
• ช่วยปกป้องเอกสารจากความชื้น ความร้อน แมลง หรือสิ่งกัดกร่อนต่าง ๆ ทำให้เอกสารคงสภาพดีและยืดอายุการใช้งาน หากเรามีการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ 
• ในกรณีที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมหรือความลับทางธุรกิจ วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยรักษาความลับและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้มากกว่าการวางไว้บนโต๊ะทำงานทั่วไป

 

วิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหาย

• จัดเรียงเอกสารด้วยหลักการที่ตนเองหรือเพื่อนร่วมงานเข้าใจได้ง่าย เช่น เรียงตามลำดับตัวอักษร เรียงตามวันที่ที่ระบุในเอกสาร หรือเรียงตามลำดับเลขที่เอกสาร เพื่อให้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้เร็วขึ้น
• จัดเรียงเอกสารตามประเภท เช่น แยกเป็นเอกสารส่วนตัว เอกสารธุรกิจ เอกสารเกี่ยวการเงิน เป็นต้น เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและจัดการ
• ระบุประเภทหรือชื่อเอกสารไว้บนแฟ้มหรือกล่องบรรจุอย่างชัดเจน จะช่วยบอกได้ทันทีว่าภายในบรรจุเอกสารประเภทใด เวลาค้นหาไม่ต้องเสียเวลาเปิดดูเนื้อหาข้างใน
• สแกนเอกสารที่สำคัญไว้เป็นไฟล์ดิจิทัลในคอมพิวเตอร์หรือในคลาวด์ เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลในกรณีที่เอกสารฉบับจริงสูญหายหรือเสียหาย ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรทำมากที่สุด เพราะปัญหาเอกสารหายหรือชำรุดเกิดขึ้นได้เสมอ

 

นอกจากวิธีจัดเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย หยิบใช้สะดวก ลดการสูญหายข้างต้นแล้ว สิ่งสำคัญในการจัดเก็บเอกสารคือ การเลือกอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการเลือกแฟ้มจัดเก็บเอกสาร ซึ่งปัจจุบันมีหลายขนาด หลายสีสันให้เลือกใช้งาน หากต้องการแฟ้มจัดเก็บเอกสารที่ตอบโจทย์ สามารถเลือกสั่งซื้อบนเว็บไซต์ของเราได้ โดยวิธีการเลือกซื้อแฟ้มจัดเก็บเอกสารง่าย ๆ มีดังนี้

• เลือกขนาดแฟ้มจัดเก็บเอกสารให้เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท โดยก่อนซื้อควรดูขนาดของแฟ้มกับเอกสารที่ต้องจัดเก็บก่อนเสมอ 
• เลือกแฟ้มที่สามารถหยิบใช้งานได้สะดวก หากเป็นเอกสารลับควรเก็บเอกสารได้มิดชิด เพื่อปกปิดเอกสารจากสายตาคนอื่น 
• เลือกแฟ้มเอกสารที่ผลิตจากวัสดุคุณภาพดี ทนทาน แข็งแรง ใช้งานได้ในระยะยาว 
• เพื่อประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร ควรมีพื้นที่การจัดเก็บ แบ่งช่อง หรือมีลิ้นชักสำหรับแยกเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ อย่างตู้ที่มีช่องเก็บเอกสารแบบเปิด จะง่ายต่อการจัดเก็บเอกสารและการนำออกมาใช้ ส่วนตู้ที่เป็นลิ้นชักจะเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ และป้องกันฝุ่นละออง กรณีที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ ควรเลือกตู้ที่มีกุญแจล็อค เพื่อความปลอดภัยของเอกสารภายในตู้ ช่วยป้องกันการสูญหายและการเปิด-ปิดโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

 

แนะนำแฟ้มจัดเก็บเอกสารแต่ละประเภท สำหรับสำนักงานและหน่วยงานราชการ

แฟ้ม 2 ห่วง ตราช้าง No.420 A4 คละสี

รายละเอียดสินค้า :

• ผลิตจากพลาสติกคุณภาพดี
• ปกแฟ้มผลิตจากพลาสติก PP ลายหนัง
• เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ด้วยกระเป๋าสันพร้อมป้ายชื่อ
• คลิป 2 ห่วงกลม Power Design ตราช้างแข็งแรง แนบสนิท เอกสารไม่หลุดร่วง

 

แฟ้มหนีบ ตราช้าง No.490 F คละสี

รายละเอียดสินค้า :

• ผลิตจากพลาสติกคุณภาพดี
• ผลิตจาก PP ลายหนังช้างมีความหนา 1 มม. ทนทาน กันน้ำได้ดี
• คลิปผลิตจากโลหะคุณภาพดี จับเอกสารได้แน่น ไม่หลุดร่วง
• มีซองสำหรับใส่ป้ายชื่อยาวตลอดเล่ม ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย
• เหมาะสำหรับเก็บเอกสาร F4

 

แฟ้มซอง A4 ตราขวาน 

รายละเอียดสินค้า :

• มีให้เลือกหลากหลายสีสัน
• ผลิตจากพลาสติกใสคุณภาพดี
• ผลิตจากพลาสติก PVC โปร่งใส สีพื้น
• มีความแข็งแรง ทนทาน กันน้ำได้
• ใช้งานได้ทั้ง สำนักงาน นักเรียน นักศึกษา
• สามารถเก็บเอกสารได้ 25 แผ่น
• เหมาะสำหรับเก็บเอกสารขนาด A 4

 

แฟ้มเจาะ เบนน่อน No.LW-320 A4 ปกใส

รายละเอียดสินค้า :

• มีให้เลือกหลากหลายสีสัน 
• ปกทำจากพลาสติกคุณภาพดี
• ลิ้นแฟ้มผลิตจากโลหะเคลือบพลาสติก
• ปกผลิตจากพลาสติกคุณภาพดี (Recycleable Polypropylene) ใส แข็งแรง ทนทาน
• ลิ้นแฟ้มผลิตจากโลหะเคลือบพลาสติก แข็งแรง ทนทาน ไม่บาดมือ
• ด้านหน้าแฟ้มมาพร้อมแถบเขียนข้อความด้านข้าง
• จัดเก็บเอกสารได้หนาถึง 10 มม.
• เหมาะสำหรับใส่เอกสารขนาด A4

 

แฟ้มแขวน ตราช้าง No.905

รายละเอียดสินค้า :

• มีให้เลือกหลายสี
• ตัวแฟ้มทำจากกระดาษคร๊าฟ
• ตัวแขวนทำจากเหล็ก
• ลิ้นแฟ้มทำจากเหล็ก EG ( Electro Galvanized )
• ตัวแฟ้มผลิตจากกระดาษคร๊าฟใยยาว คุณภาพสูงทนทาน
• ราวเหล็กใช้ไนลอนโค้ด ทำให้ไม่เกิดรอยขีดข่วนกับตู้เอกสาร
• ลิ้นแฟ้มผลิตจากเหล็ก EG ( Electro Galvanized )ไม่เป็นสนิม ไม่คมบาดมือ
• เพิ่ม Dura Strip แถบโพลีเมอร์ 2 แถบที่ขอบแฟ้มด้านบนและล่าง เพื่อสริมความแข็งแรงที่สันแฟ้มทำให้ใช้งานได้ทนทาน

 

แฟ้มซอง ตราขวาน A4 3 ชั้น 

รายละเอียดสินค้า :

• มีให้เลือกหลายกหลายสีสัน
• ผลิตจากพลาสติกใสคุณภาพดี
• ผลิตจากพลาสติก PVC โปร่งใส่ สีพื้น
• มีความแข็งแรง ทนทาน กันน้ำได้
• ใช้งานได้ทั้ง นักเรียน นักศึกษา
• สามารถเก็บเอกสารได้ มากกว่า 25 แผ่น
• เหมาะสำหรับเก็บเอกสารขนาด A 4
• มีช่องใส่เอกสารได้ 3 ช่อง

 

บทความแนะนำ

• ดรัมปริ้นเตอร์ Drum Unit สำหรับเครื่องปริ้นเตอร์
• 5 วิธีเลือกซื้อเครื่องคิดเลข ถูกใจแม่ค้าออนไลน์
• 6 ข้อควรรู้ เมื่อซื้อโน้ตบุ๊ก ต้องดูอะไรบ้าง!?

 

สรุป

ซึ่งทั้งหมดนี้คือวิธีการเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับใครที่กำลังมองหาแฟ้มสำหรับใช้ในสำนักงานหรือหน่วยงานราชการ iamOffice ตัวแทนจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน มีจำหน่ายแฟ้มจัดเก็บเอกสารหลายประเภท ซึ่งมีให้เลือกหลายรูปแบบ ทั้งขนาด และสีสัน รองรับทุกการใช้งานได้เป็นอย่างดี ทั้งยังผลิตจากวัสดุคุณภาพ แข็งแรง ทนทานต่อการใช้งาน ที่สำคัญ เราจำหน่ายในราคามิตรภาพ เหมาะสำหรับจัดเก็บเอกสารทุกประเภท 

สั่งซื้อผ่านทางออนไลน์ง่าย ๆ ได้บนเว็บไซต์ iamofficeshop.com ทางเรายินดีให้คำปรึกษาและคัดสรรผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมให้แก่คุณ !

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

โทร : 02-9220291

Line : @iamoffice

Facebook : @iamofficeshop