วิธีเลือกอุปกรณ์การประชุมให้เหมาะกับงาน
อุปกรณ์การประชุมในหมวดนี้ครอบคลุมกระดานไวท์บอร์ด กระดาษฟลิปชาร์ท และแผ่นใสสำหรับนำเสนอ ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานของห้องประชุม ห้องอบรม และห้องเรียน ใช้ระดมความคิด สรุปประเด็น และนำเสนองานแบบเห็นภาพร่วมกัน การเลือกให้เหมาะกับขนาดห้องและรูปแบบการประชุมช่วยให้ทุกคนมองเห็นเนื้อหาได้ชัดและงานเดินเร็วขึ้น
- ขนาดกระดานกับขนาดห้อง: กระดานเล็กประมาณ 40 x 60 ซม. เหมาะกับการประชุมกลุ่มเล็กหรือใช้ตั้งโต๊ะ ส่วนห้องประชุมที่คนนั่งห่างออกไปหลายเมตร ควรใช้ขนาด 80 x 120 ซม. ขึ้นไป เพื่อให้คนแถวหลังอ่านตัวหนังสือได้โดยไม่ต้องเพ่ง
- แบบแม่เหล็กหรือแบบธรรมดา: ไวท์บอร์ดแม่เหล็กใช้แม่เหล็กติดเอกสาร แผนภูมิ หรือกระดาษโน้ตบนกระดานได้เลย เหมาะกับการประชุมที่ต้องแปะวัสดุประกอบ ส่วนแบบธรรมดาราคาย่อมเยากว่า เหมาะถ้าใช้เขียนอย่างเดียว
- กระดานแบบมีขาตั้งและสองหน้า: รุ่นที่มี 4 ขาและใช้ได้ 2 หน้า เช่น หน้าไวท์บอร์ดคู่กับหน้ากระดานดำ ให้พื้นที่เขียนสองเท่าและเคลื่อนย้ายไปใช้ระหว่างห้องได้ เหมาะกับสำนักงานที่ห้องประชุมมีจำกัดหรือจัดอบรมหมุนเวียนหลายจุด
- กระดาษฟลิปชาร์ทกับงานเวิร์กช็อป: ฟลิปชาร์ทเหมาะกับการระดมสมองที่ต้องการเก็บแผ่นงานไว้ดูย้อนหลัง เพราะเขียนแล้วฉีกแปะผนังต่อได้ มีให้เลือกหลายขนาด เช่น 50 x 70 ซม. สำหรับกลุ่มเล็ก และ 75 x 90 ซม. สำหรับห้องอบรมที่ต้องมองเห็นไกล
- วัสดุสิ้นเปลืองให้ตรงกับเครื่องพิมพ์: แผ่นใสสำหรับนำเสนอมีแบบเฉพาะสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท เช่น แผ่นใส A4 ชนิด 100 ไมครอน ถ้าใช้ผิดประเภทหมึกอาจไม่เกาะหรือแผ่นเสียหายในเครื่องพิมพ์ ควรตรวจชนิดเครื่องพิมพ์ก่อนสั่งซื้อ
คำถามที่พบบ่อย
ไวท์บอร์ดเขียนแล้วลบไม่ออกเกิดจากอะไร? สาเหตุที่พบบ่อยคือใช้ปากกาเคมีถาวรแทนปากกาไวท์บอร์ด หรือปล่อยหมึกค้างบนกระดานนานเกินไป แก้ได้ด้วยน้ำยาลบกระดานโดยเฉพาะ และควรลบกระดานทุกครั้งหลังใช้งานเพื่อยืดอายุผิวกระดาน
ควรเลือกฟลิปชาร์ทหรือไวท์บอร์ดดี? ถ้าต้องการเก็บผลการระดมสมองไว้เป็นแผ่น ๆ หรือแปะเรียงบนผนังให้ทีมโหวต เลือกฟลิปชาร์ท แต่ถ้าเน้นเขียน ลบ แก้ไขซ้ำไปมาระหว่างประชุม ไวท์บอร์ดประหยัดกว่าในระยะยาว หลายองค์กรใช้ทั้งสองอย่างคู่กัน