6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน

6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน

6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน เคยเป็นไหม!! เวลาต้องคิดหรือทำอะไรหลาย ๆ อย่างในช่วงเวลาไล่เลี่ยกัน มักหลงลืมเอกสารสำคัญอยู่ตลอด หรือบางครั้งคิดจะนำเอกสารไปจัดเก็บให้เรียบร้อย แต่ดันเผลอวางจนลืม และปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เพราะเรามี 6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญมาแนะนำ เพื่อรักษาเอกสารสำคัญภายในบ้าน ให้ปลอดภัย และหาง่าย

สารบัญ

เอกสารบางอย่าง ณ เวลานั้น บางคนอาจคิดว่า ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษา ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จค่าคอนโด ใบเสร็จค่าน้ำ-ค่าไฟ ใบเสร็จการชำระสินค้ารายการต่าง ๆ  แต่กรณีที่เกิดปัญหาอย่างสินค้าบางรายการที่ซื้อมาเสียหรือใช้งานไม่ได้ จำเป็นต้องนำใบเสร็จนั้นไปยืนยันกับพนักงาน เพื่อเปลี่ยนสินค้าใหม่ทันที หรือการเก็บใบเสร็จค่าคอนโดเพื่อไว้ยื่นภาษีต้นปีสำหรับลดหย่อยภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น ดังนั้น เอกสารแต่ละประเภทมีความสำคัญ จึงต้องมี 6 วิธีการเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน พร้อมอุปกรณ์ช่วยเก็บเอกสารต่าง ๆ ดังนี้

 

1.จัดเก็บเอกสารให้เสร็จก่อน ค่อยไปทำอย่างอื่น

6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน

เมื่อหลายคนชอบหลงลืมเก็บเอกสารสำคัญ อันดับแรกต้องนำเอกสารที่อยู่กับตัวไปเก็บให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยดูว่าเอกสารในบ้านทั้งหมดมีอะไรบ้างที่ปะปนกันอยู่ เช่น ทะเบียนบ้าน จดหมาย ใบปลิว บิลค่าน้ำค่าไฟ ฯลฯ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน และจัดเป็นหมวดหมู่ไว้คร่าว ๆ เพื่อสะดวกต่อการคัดแยก และที่สำคัญ ไม่ควรวางเอกสารตามจุดต่าง ๆ ภายในบ้าน เพื่อป้องกันการหาย หรือคนในบ้านนำไปทิ้งเพราะคิดว่าเป็นกระดาษทั่วไป

 

2.จัดเก็บเอกสารโดยแยกประเภท

6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน

เอกสารมีหลายประเภท โดยแยกออกเป็นเอกสารสำคัญ เช่น โฉนดที่ดิน สัญญาชื้อขาย ทะเบียนบ้าน กรมธรรม์ประกันชีวิต และเอกสารหมุนเวียน เช่น จดหมายโปรโมชั่นจากร้านค้าต่าง ๆ ให้ดูความสำคัญของเอกสารแต่ละประเภทเพื่อเลือกจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และหาง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้งาน เช่น จดหมาย, ใบเสร็จรับเงินค่าไฟฟ้า, น้ำประปา, โทรศัพท์ และใบแจ้งหนี้อื่น ๆ ควรเรียงวัน/เดือน/ปี และเก็บแยกประเภทในกล่องใส่เอกสาร หรือแฟ้มใส่เอกสารด้วย

 

3.เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น

6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน

จดหมายหรือเอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี และบิลต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องเก็บให้แยกไว้ ส่วนอันไหนที่ไม่จำเป็นก็ทิ้งไปได้เลย เพื่อลดจำนวนเอกสารในบ้าน เช่นเดียวกับกองหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ต่าง ๆ อาจจะเลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ หรือเก็บไว้เฉพาะบางเล่ม ก็จะเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่มากขึ้น ไม่ให้ดูรกจนเกินไป

 

4.เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ

เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ

เอกสารที่เป็นกระดาษให้แยกเป็นหมวดหมู่ แล้วหาแฟ้มเอกสาร กล่อง หรือตู้เก็บเอกสาร เพื่อช่วยจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและนำไปใช้งาน พร้อมทั้งต้องแยกให้ชัดเจนว่า แฟ้มเอกสารอันไหนเป็นเอกสารหมวดอะไร ถ้าจำนวนเอกสารเยอะมากกว่าหนึ่งแฟ้ม อาจใช้วิธีแยกหมวดแฟ้มด้วยสีต่าง ๆ รวมไปถึงใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดกำกับไว้จะช่วยให้หยิบใช้งานได้สะดวกมากขึ้น

กรณีที่เป็นเอกสารภายในภายในคอมพิวเตอร์ หรือไฟล์งานสำคัญต่าง ๆ ถึงแม้จะเก็บไว้ในโฟเดอร์ที่มีการล็อกอินแน่นหนา แต่ก็อย่าได้ประมาท เพื่อป้องกันการโดนแฮก หรือเครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย จนไฟล์งานต่าง ๆ หาย ดังนั้น ขอแนะนำให้เลือกอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารหรือข้อมูลสำคัญดังนี้

  1. SSD ย่อมากจาก Solid State Drive เป็นอุปกรณ์ทำหน้าที่เหมือนกับ HDD ใช้หน่วยความจำแบบไม่เลือนหาย (แฟลช) เพื่อจัดเก็บและสืบค้นข้อมูล เหมาะสำหรับการเก็บไฟล์ที่ต้องการดึงส่งข้อมูลแบบเร็ว ๆ อย่างเช่นระบบ OS, โปรแกรม และเกมต่าง ๆ และนอกจากความความเร็วที่สูงกว่าแล้ว SSD ยังไม่มีชิ้นส่วนที่ขยับเขยื้อนได้ ทำให้ SSD นั้นทนต่อการกระแทกได้มากกว่า HDD นอกจากนี้ SSD ยังมีขนาดที่เล็กกว่า ทำให้ SSD นั้นประหยัดพื้นที่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กอีกด้วย
  2. แฟลชไดร์ฟ USB Flash drive อุปกรณ์คอมพิวเตอร์สำหรับเก็บข้อมูลโดยใช้หน่วยความจำแบบแฟลชที่สามารถใช้ในการส่งไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ที่มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา เหมาะสำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารที่จำเป็น และเก็บพกพาติดตัวได้ตลอด

 

5.จัดเอกสารให้เข้าที่เป็นระเบียบ

จัดเอกสารให้เข้าที่เป็นระเบียบ

จัดเก็บเอกสารโดยเรียงลำดับการใช้งาน ถ้าเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยควรเก็บไว้ให้เป็นที่และหยิบใช้งานได้ง่าย ให้เรียงลำดับไปจนถึงเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ อาจเก็บไว้ด้านล่างสุด บนสุด หรือในสุดของตู้ เช่น เอกสารที่เกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ภายในบ้านควรเก็บไว้ให้สามารถนำออกมาใช้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญควรจัดเก็บไว้ในตู้ หรือลิ้นชักที่สามารถล็อคได้ และจะต้องมีความแข็งแรง ป้องกันแมลงเพื่อไม่ให้เอกสารถูกทำลายเสียหาย

 

6.ฝึกนิสัยการจัดเก็บเอกสาร

ฝึกนิสัยการจัดเก็บเอกสาร

การจัดการเอกสารให้หาเจอง่าย ต้องสร้างนิสัยการจัดระเบียบ เมื่อได้รับเอกสารมาใหม่ให้จัดการในทันที อย่างจดหมายก็เปิดอ่านเลย ใบเสร็จรับเงินถ้าไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ทิ้งได้ หรือหาเวลาว่าง 1 วัน/สัปดาห์มาจัดเอกสารต่าง ๆ เข้าแฟ้มให้เรียบร้อย จัดระเบียบสิ่งของภายในบ้านไม่ให้รกจนขวางทางเดิน ช่วยให้ผู้อยู่อาศัยสบายตา และไม่ต้องปวดหัวเวลาจะหยิบใช้เอกสารอีกด้วย

บทความแนะนำ

สรุป

สำหรับบ้านไหนที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร ทั้งในรูปแบบแผ่นกระดาษ หรือไฟล์เอกสารงานสำคัญต่าง ๆ ควรเลือกอุปกรณ์จัดเก็บที่เหมาะสม และสามารถเลือกสินค้าอุปกรณ์สำนักงานแบบครบวงจรได้ที่ iamoffice ไม่ว่าจะเป็นเครื่องปริ้นเตอร์ กระดาษสำหรับถ่ายเอกสาร หมึกปริ้นเตอร์ทุกรุ่นทุกแบรนด์ ที่นี่มีครบจบในที่เดียว นอกจากนี้ยังมีสินค้า IT อื่น ๆ อีกมากมาย อาทิ คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ เมาส์ คีย์บอร์ด รวมไปถึงอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ในราคาย่อมเยา รับประกันของแท้จากตัวแทนจำหน่ายโดยตรง ประสบการณ์ตลอด 4 ปี ที่สำคัญมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม พร้อมจัดส่งสินค้าอย่างรวดเร็ว

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

โทร : 02-9220291

Line : @iamoffice

Facebook : @iamofficeshop

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

iamofficeshop.com ใช้คุกกี้บนเว็บไซต์นี้เพื่อการบริหารเว็บไซต์ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของท่าน