6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน
คำตอบโดยสรุป
6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน เคยเป็นไหม!! เวลาต้องคิดหรือทำอะไรหลาย ๆ อย่างในช่วงเวลาไล่เลี่ยกัน มักหลงลืมเอกสารสำคัญอยู่ตลอด...
24 นาทีทีมงาน I AM Office Shop
6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน เคยเป็นไหม!! เวลาต้องคิดหรือทำอะไรหลาย ๆ อย่างในช่วงเวลาไล่เลี่ยกัน มักหลงลืมเอกสารสำคัญอยู่ตลอด หรือบางครั้งคิดจะนำเอกสารไปจัดเก็บให้เรียบร้อย แต่ดันเผลอวางจนลืม และปัญหาเหล่านี้จะหมดไป เพราะเรามี 6 วิธีเก็บเอกสารสำคัญมาแนะนำ เพื่อรักษาเอกสารสำคัญภายในบ้าน ให้ปลอดภัย และหาง่าย
สารบัญ
- จัดเก็บเอกสารให้เสร็จก่อน ค่อยไปทำอย่างอื่น
- จัดเก็บเอกสารโดยแยกประเภท
- เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น
- เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ
- จัดเอกสารให้เข้าที่เป็นระเบียบ
- ฝึกนิสัยการจัดเก็บเอกสาร
- สรุป
เอกสารบางอย่าง ณ เวลานั้น บางคนอาจคิดว่า ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษา ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จค่าคอนโด ใบเสร็จค่าน้ำ-ค่าไฟ ใบเสร็จการชำระสินค้ารายการต่าง ๆ แต่กรณีที่เกิดปัญหาอย่างสินค้าบางรายการที่ซื้อมาเสียหรือใช้งานไม่ได้ จำเป็นต้องนำใบเสร็จนั้นไปยืนยันกับพนักงาน เพื่อเปลี่ยนสินค้าใหม่ทันที หรือการเก็บใบเสร็จค่าคอนโดเพื่อไว้ยื่นภาษีต้นปีสำหรับลดหย่อยภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น ดังนั้น เอกสารแต่ละประเภทมีความสำคัญ จึงต้องมี 6 วิธีการเก็บเอกสารสำคัญภายในบ้าน พร้อมอุปกรณ์ช่วยเก็บเอกสารต่าง ๆ ดังนี้
1.จัดเก็บเอกสารให้เสร็จก่อน ค่อยไปทำอย่างอื่น
เมื่อหลายคนชอบหลงลืมเก็บเอกสารสำคัญ อันดับแรกต้องนำเอกสารที่อยู่กับตัวไปเก็บให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยดูว่าเอกสารในบ้านทั้งหมดมีอะไรบ้างที่ปะปนกันอยู่ เช่น ทะเบียนบ้าน จดหมาย ใบปลิว บิลค่าน้ำค่าไฟ ฯลฯ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน และจัดเป็นหมวดหมู่ไว้คร่าว ๆ เพื่อสะดวกต่อการคัดแยก และที่สำคัญ ไม่ควรวางเอกสารตามจุดต่าง ๆ ภายในบ้าน เพื่อป้องกันการหาย หรือคนในบ้านนำไปทิ้งเพราะคิดว่าเป็นกระดาษทั่วไป
2.จัดเก็บเอกสารโดยแยกประเภท
เอกสารมีหลายประเภท โดยแยกออกเป็นเอกสารสำคัญ เช่น โฉนดที่ดิน สัญญาชื้อขาย ทะเบียนบ้าน กรมธรรม์ประกันชีวิต และเอกสารหมุนเวียน เช่น จดหมายโปรโมชั่นจากร้านค้าต่าง ๆ ให้ดูความสำคัญของเอกสารแต่ละประเภทเพื่อเลือกจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และหาง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้งาน เช่น จดหมาย, ใบเสร็จรับเงินค่าไฟฟ้า, น้ำประปา, โทรศัพท์ และใบแจ้งหนี้อื่น ๆ ควรเรียงวัน/เดือน/ปี และเก็บแยกประเภทในกล่องใส่เอกสาร หรือแฟ้มใส่เอกสารด้วย
3.เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น
จดหมายหรือเอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี และบิลต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องเก็บให้แยกไว้ ส่วนอันไหนที่ไม่จำเป็นก็ทิ้งไปได้เลย เพื่อลดจำนวนเอกสารในบ้าน เช่นเดียวกับกองหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ต่าง ๆ อาจจะเลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ หรือเก็บไว้เฉพาะบางเล่ม ก็จะเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่มากขึ้น ไม่ให้ดูรกจนเกินไป
4.เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ
เอกสารที่เป็นกระดาษให้แยกเป็นหมวดหมู่ แล้วหาแฟ้มเอกสาร กล่อง หรือตู้เก็บเอกสาร เพื่อช่วยจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและนำไปใช้งาน พร้อมทั้งต้องแยกให้ชัดเจนว่า แฟ้มเอกสารอันไหนเป็นเอกสารหมวดอะไร ถ้าจำนวนเอกสารเยอะมากกว่าหนึ่งแฟ้ม อาจใช้วิธีแยกหมวดแฟ้มด้วยสีต่าง ๆ รวมไปถึงใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดกำกับไว้จะช่วยให้หยิบใช้งานได้สะดวกมากขึ้น
กรณีที่เป็นเอกสารภายในภายในคอมพิวเตอร์ หรือไฟล์งานสำคัญต่าง ๆ ถึงแม้จะเก็บไว้ในโฟเดอร์ที่มีการล็อกอินแน่นหนา แต่ก็อย่าได้ประมาท เพื่อป้องกันการโดนแฮก หรือเครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย จนไฟล์งานต่าง ๆ หาย ดังนั้น ขอแนะนำให้เลือกอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารหรือข้อมูลสำคัญดังนี้
- SSD ย่อมากจาก Solid State Drive เป็นอุปกรณ์ทำหน้าที่เหมือนกับ HDD ใช้หน่วยความจำแบบไม่เลือนหาย (แฟลช) เพื่อจัดเก็บและสืบค้นข้อมูล เหมาะสำหรับการเก็บไฟล์ที่ต้องการดึงส่งข้อมูลแบบเร็ว ๆ อย่างเช่นระบบ OS, โปรแกรม และเกมต่าง ๆ และนอกจากความความเร็วที่สูงกว่าแล้ว SSD ยังไม่มีชิ้นส่วนที่ขยับเขยื้อนได้ ทำให้ SSD นั้นทนต่อการกระแทกได้มากกว่า HDD นอกจากนี้ SSD ยังมีขนาดที่เล็กกว่า ทำให้ SSD นั้นประหยัดพื้นที่ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊กอีกด้วย
- แฟลชไดร์ฟ USB Flash drive อุปกรณ์คอมพิวเตอร์สำหรับเก็บข้อมูลโดยใช้หน่วยความจำแบบแฟลชที่สามารถใช้ในการส่งไฟล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ที่มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา เหมาะสำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารที่จำเป็น และเก็บพกพาติดตัวได้ตลอด
5.จัดเอกสารให้เข้าที่เป็นระเบียบ
จัดเก็บเอกสารโดยเรียงลำดับการใช้งาน ถ้าเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยควรเก็บไว้ให้เป็นที่และหยิบใช้งานได้ง่าย ให้เรียงลำดับไปจนถึงเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ อาจเก็บไว้ด้านล่างสุด บนสุด หรือในสุดของตู้ เช่น เอกสารที่เกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ภายในบ้านควรเก็บไว้ให้สามารถนำออกมาใช้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญควรจัดเก็บไว้ในตู้ หรือลิ้นชักที่สามารถล็อคได้ และจะต้องมีความแข็งแรง ป้องกันแมลงเพื่อไม่ให้เอกสารถูกทำลายเสียหาย
6.ฝึกนิสัยการจัดเก็บเอกสาร
การจัดการเอกสารให้หาเจอง่าย ต้องสร้างนิสัยการจัดระเบียบ เมื่อได้รับเอกสารมาใหม่ให้จัดการในทันที อย่างจดหมายก็เปิดอ่านเลย ใบเสร็จรับเงินถ้าไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ทิ้งได้ หรือหาเวลาว่าง 1 วัน/สัปดาห์มาจัดเอกสารต่าง ๆ เข้าแฟ้มให้เรียบร้อย จัดระเบียบสิ่งของภายในบ้านไม่ให้รกจนขวางทางเดิน ช่วยให้ผู้อยู่อาศัยสบายตา และไม่ต้องปวดหัวเวลาจะหยิบใช้เอกสารอีกด้วย
บทความแนะนำ
- เคล็ดลับเลือกซื้อ printer อย่างคุ้มค่า!!
- 6 สิ่งที่ผู้ประกอบการควรโฟกัสมากที่สุด
- วิธีเลือกเครื่องปริ้นพกพา ให้คุ้มค่าต่อการใช้งาน
สรุป
สำหรับบ้านไหนที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร ทั้งในรูปแบบแผ่นกระดาษ หรือไฟล์เอกสารงานสำคัญต่าง ๆ ควรเลือกอุปกรณ์จัดเก็บที่เหมาะสม และสามารถเลือกสินค้าอุปกรณ์สำนักงานแบบครบวงจรได้ที่ iamoffice ไม่ว่าจะเป็นเครื่องปริ้นเตอร์ กระดาษสำหรับถ่ายเอกสาร หมึกปริ้นเตอร์ทุกรุ่นทุกแบรนด์ ที่นี่มีครบจบในที่เดียว นอกจากนี้ยังมีสินค้า IT อื่น ๆ อีกมากมาย อาทิ คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ เมาส์ คีย์บอร์ด รวมไปถึงอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ในราคาย่อมเยา รับประกันของแท้จากตัวแทนจำหน่ายโดยตรง ประสบการณ์ตลอด 4 ปี ที่สำคัญมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม พร้อมจัดส่งสินค้าอย่างรวดเร็ว
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 02-9220291
Line : @iamoffice
Facebook : @iamofficeshop
แชร์บทความนี้:
บทความที่เกี่ยวข้อง
เลือกเทป OPP กับเทปใส ให้เหมาะกับงาน
เทปกาว เป็นอุปกรณ์สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลืองที่หลายธุรกิจต้องใช้อยู่เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นการปิดซองเอกสาร ติดกระดาษ ซ่อมแซมเอกสาร หรือปิดกล่องพัสดุเพื่อเตรียมจัดส่ง แม้เทปแต่ละชนิดจะมีหน้าที่พื้นฐานเหมือนกัน แต่รูปแบบการใช้งานและคุณสมบัติของเทปแต่ละประเภทแตกต่างกัน
ของใช้สำนักงานชิ้นเล็ก เบื้องหลังความสำเร็จงานใหญ่
มีประชุมสำคัญในอีก 10 นาที! เอกสารพิมพ์เสร็จแล้ว แต่… ลวดเสียบหรือลวดเย็บกระดาษหมด! สิ่งที่ตามมาคือ ต้องรีบวิ่งหาร้านสะดวกซื้อในละแวกใกล้เคียง เสียทั้งเวลา เสียทั้งโอกาส และอาจทำให้ภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพลดลง เพราะบางครั้ง สิ่งที่ทำให้งานสะดุด ไม่ใช่ความสามารถของคน แต่เป็น... ความไม่พร้อมของอุปกรณ์สำนักงานนั่นเอง
เอกสารเยอะ ไม่รก! ถ้าเลือกแฟ้ม Elephant
เอกสารสำคัญอย่างใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ, ใบเสร็จ, สัญญา, รายงาน, เอกสารบัญชี หรือเอกสารภายในองค์กร เมื่อเอกสารเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สิ่งที่ตามมาคือ โต๊ะทำงานที่เริ่มแน่น ตู้เก็บเอกสารพื้นที่เต็ม และเวลาค้นหาเอกสารแต่ละชุดค่อนข้างนาน ซึ่งปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วย “การเลือกวิธีจัดเก็บที่เหมาะกับประเภทของเอกสาร”