วิธีเลือกแฟ้มให้เหมาะกับงาน
แฟ้มคืออุปกรณ์จัดเก็บเอกสารพื้นฐานที่ทุกสำนักงาน โรงเรียน และธุรกิจต้องใช้ แต่แฟ้มแต่ละแบบออกแบบมาเพื่องานต่างกัน การเลือกให้ตรงกับลักษณะการใช้เอกสารจะช่วยให้ค้นเอกสารเร็วขึ้นและเอกสารสำคัญไม่ชำรุดหรือสูญหาย
- เลือกประเภทแฟ้มตามการใช้เอกสาร: เอกสารที่ต้องส่งต่อให้ผู้บริหารตรวจและลงลายมือชื่อ ใช้แฟ้มเสนอเซ็นอย่างรุ่นตราขวาน ที่เปิดหน้าเอกสารให้เซ็นได้ทันทีโดยไม่ต้องดึงออกจากแฟ้ม เอกสารที่ปิดงานแล้วเก็บถาวรใช้แฟ้มผูกเชือก ส่วนเอกสารที่หมุนเวียนเปิดใช้บ่อยเหมาะกับแฟ้มแบบห่วงหรือแฟ้มซองพลาสติก
- ขนาดเอกสารที่จัดเก็บ: เอกสารสำนักงานส่วนใหญ่เป็น A4 แต่ถ้ามีแบบฟอร์มหน้ายาวหรือเอกสารบัญชีขนาด F4 ปนอยู่ ให้เลือกแฟ้มขนาด F4 ไว้ก่อน เพราะใส่ A4 ได้ด้วย แต่แฟ้ม A4 ใส่ F4 ไม่ได้
- ใช้สีแฟ้มสร้างระบบค้นหา: แฟ้มเสนอเซ็นตราขวานมีให้เลือกหลายสี ทั้งชมพู ฟ้า น้ำเงิน เหลือง ส้ม ม่วง แดง และเขียวเข้ม กำหนดสีประจำแผนกหรือประเภทเรื่อง เช่น แดงสำหรับเรื่องด่วน น้ำเงินสำหรับการเงิน จะช่วยให้ทั้งคนส่งและคนเซ็นรู้ลำดับความสำคัญตั้งแต่เห็นแฟ้ม
- ความจุและความหนาของเอกสารต่อชุด: ถ้าเอกสารต่อเรื่องมีไม่กี่แผ่น แฟ้มบางๆ ก็เพียงพอและประหยัดพื้นที่ แต่ถ้าเก็บเป็นชุดใหญ่หลายร้อยแผ่น ต้องเลือกแฟ้มสันหนาหรือแฟ้มผูกเชือก อย่าฝืนยัดแฟ้มบางเพราะสันจะปริและเอกสารหลุดร่วง
- ความถี่ในการหยิบใช้: แฟ้มที่ถูกหยิบเข้าออกทุกวันควรเลือกวัสดุปกแข็งแรง ขอบเรียบร้อย ส่วนแฟ้มเก็บถาวรบนชั้นสูงเน้นเขียนสันหรือหน้าปกให้อ่านง่ายจากระยะไกลเป็นหลัก
คำถามที่พบบ่อย
แฟ้มเสนอเซ็นต่างจากแฟ้มทั่วไปอย่างไร? แฟ้มเสนอเซ็นออกแบบภายในเป็นชั้นหรือแถบยึดเอกสารให้เปิดถึงหน้าที่ต้องลงนามได้ทันที มีปกแข็งรองเขียนในตัว เหมาะกับงานเดินเอกสารระหว่างแผนกหรือเสนอผู้บริหาร ส่วนแฟ้มทั่วไปเน้นการจัดเก็บมากกว่าการส่งต่อเพื่อลงนาม
ควรสต๊อกแฟ้มแบบไหนไว้ในสำนักงานบ้าง? ขั้นต่ำควรมีสามกลุ่ม คือแฟ้มเสนอเซ็นสำหรับงานเดินเอกสาร แฟ้มเก็บเอกสารหมุนเวียนที่เปิดใช้ประจำ และแฟ้มเก็บถาวรอย่างแฟ้มผูกเชือกสำหรับเอกสารปิดงวด แยกสีในแต่ละกลุ่มตามแผนกจะยิ่งลดเวลาค้นหา